Rzeczywistość 2021, w trybie pracy zdalnej zgodna z RODO!
Czy zapomnieliśmy o przestrzeganiu RODO w trybie pracy zdalnej czy nie? Zabezpieczyliśmy informatycznie komputer, a może to nasz służbowy i firma oto zadbała? Zapewne sądzimy, że o wszystkie zabezpieczenia zatroszczyły się platformy, z których korzystamy? Nic bardziej mylnego, gdyż są rzeczy, za które odpowiadamy – my użytkownicy. Powróciliśmy do pracy w terenie, do naszych biur, własnego stanowiska pracy, a co za tym idzie? Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych spoczywa na nas. Przedstawiam zestawienie 5 RODO aktywności, jakie należy podjąć:
#1 ZABEZPIECZANIE
Jeśli jesteś pracodawcą ustal, czy któryś z twoich pracowników chorował na COVID-19 lub jest w grupie szczególnego ryzyka. Masz prawo i powinieneś badać temperaturę ciała pracowników jednak z dyskrecją, pojedynczo, nie udostępniając nikomu tej informacji czy prowadzonego rejestru temperatur. Pamiętaj zatem o:
-podstawie prawnej,
-obowiązku informacyjnym,
-odpowiednim przechowywaniu i zabezpieczeniu pozyskanych danych.
#2 ZABEZPIECZANIE PRACY HOME OFFICE
Zadbaj o zabezpieczenie informatyczne sprzętu, jaki wydajesz i użytkujesz biznesowo. Komputery, laptopy przetwarzają dziennie ogromną ilość danych, również tych wrażliwych. Brak kontroli w trybie pracy zdalnej może doprowadzić do poważnych konsekwencji w razie ich kradzieży. Praca home office niesie duże korzyści, jak również zagrożenia, gdy dzielimy komputer z innymi członkami rodziny. Nawet najwyższej klasy zabezpieczenie IT nie uchroni nikogo przed karą UODO, jeśli nieprzeszkolony pracownik udostępni dostępy do swoich narzędzi pracy osobie trzeciej. Pamiętaj o odpowiednich oświadczeniach dla pracowników. Zlokalizuj niedociągnięcia i je napraw.
#3DOKUMENTY I SZKOLENIA
Zbierz ludzi, poinformuj ich o procedurach oraz przepisach. Tylko osoba skutecznie poinformowana, jest w stanie podejmować świadome decyzje w związku z przetwarzaniem jej danych osobowych i skutecznie reagować na ewentualne nieprawidłowości w tym zakresie. Przeszkol ich z zasad postępowania ze sprzętem. Podpisz z nimi klauzule poufności, a na koniec umowy powierzenia.
#4 IOD
Czas, żebyś przerzucił siły na inne fronty. Nie odpoczywałeś podczas koronawirusa, to teraz powinieneś. A może zrelaksowany wracasz na pole walki? Wyznacz Inspektora Ochrony Danych Osobowych lub osobę odpowiedzialną za przestrzeganie procedur i niech to ona nadzoruje przepisy oraz działania dla twojego przedsiębiorstwa. Ty skup się na rozwoju swojej firmy i ludzi. Doładujcie akumulatory, żeby mieć wolną głowę do działań.
#5 RODO W TWOICH SOCIAL MEDIACH
Pracując zdalnie czy też w biurze, odkąd mamy Social Media, uciekamy w nie regularnie. W trybie pracy zdalnej nasza uwaga potrafi skupiać się na nich nawet do 9 godzin dziennie. Przeglądamy je na służbowych komputerach, telefonach, a także na prywatnych narzędziach, które przekształciliśmy do pracy w trybie Home Office. Facebook ma już prawie 3 miliardy aktywnych użytkowników i ta liczba wciąż rośnie, choć dba o nasze zabezpieczenia my sami o nie już nie. Chętnie wypełniamy wszelkiego rodzaju ankiety, petycje, gramy w quizy, gry, które pobierają szczegóły naszego profilu. Nie sprawdzamy w ustawieniach, jakie wiadomości w Messengerze możemy pobrać lub co gorsza, jakie można ściągnąć, gdyby ktoś włamał się na nasze konto, nawet gdy je usuniemy. Instagram już w 2017r miał 700 milionów aktywnych followersów w miesiącu, co dla hakera jest jak mięso rzucone dzikiej zwierzynie. Udostępnianie lokalizacji, oznaczanie znajomych, wpisy z numerem telefonu do znajomego, wrzucanie zdjęć wyników badań czy nowo odebranego prawo jazdy to podane na tacy informacje, które można wykorzystać do niezgodnych z prawem celów. W 2017 roku WhatsApp został ukarany grzywną w wysokości 110 milionów euro za powiązanie kont użytkowników aplikacji z Facebookiem. Chętnie przesyłamy tą aplikacją filmy, zdjęcia dokumentów, a nawet te bardzo osobiste, gdyż nie tracą na jakości, jednak nie zastanawiamy się co dalej się z nimi dzieje, lub co może się z nimi stać.
Tylko poziom świadomości użytkowników odnośnie do publikowania informacji na swój temat czy firmy, w mediach społecznościowych, a także przetwarzania danych w celach reklamowych może wpłynąć pozytywnie i bezpiecznie na działanie każdego z nas, zachowanie bezpieczeństwa.
Nie znikaj z sieci, tylko ją zabezpiecz! Pandemia okazała się najlepszym czasem na integracje w świecie online, pozyskanie leadów, stworzenie marki czy odbudowanie wizerunku. Jednak wszystko musi odbywać się z zachowaniem odpowiednich środków bezpieczeństwa oraz zgodnie z procedurami, inaczej potem odbije nam się to czkawką i możemy stracić więcej, niż pozyskaliśmy.
Utrata prywatności jest dla nas niewyobrażalna, gdyż kojarzy nam się z życiem celebrytów. Nic bardziej mylnego!
Nieodpowiednie działanie w sieci, bez zabezpieczeń naraża nas również na hejt, który jest kolejnym skutecznym działaniem wyciągania informacji.
Być może, dopóki tego nie doświadczysz na własnej skórze, to nie zrozumiesz. Będziesz się bronił i lekceważył RODO, bo kojarzy się Tobie z wyolbrzymianiem problemu. Stosowanie RODO determinuje wprowadzenie szeregu zmian w przedsiębiorstwach. Począwszy od wyznaczenia Inspektora Ochrony Danych Osobowych, aż po przekształcenia procedur przetwarzania danych osobowych, czy sposobu ich przechowywania. Są to zmiany konieczne i niepożądane przez firmy, bowiem ich wprowadzenie dla wielu przedsiębiorców okazuje się dość problematyczne.
Wszyscy przeżywamy ciężkie chwile, ale nie zwalnia nas to z dbania o nasze bezpieczeństwo w sieci.
Podsumowując:
Edukuj, zabezpieczaj siebie i pracowników, umilaj czas, inspiruj, wspieraj i motywuj.
